Process Mining juega un papel esencial en la Transformación Digital

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

Process Mining, o la minería de procesos, es un método de análisis de procesos que tiene como objetivo descubrir, supervisar y mejorar procesos reales (es decir, procesos no asumidos) mediante la extracción de conocimiento de registros de eventos fácilmente disponibles en los sistemas de información actuales de una organización. Va más allá de la presentación pura de los datos clave del proceso, reconociendo las relaciones contextuales de los procesos, los presenta en forma de análisis gráfico para poder diagnosticar problemas y sugerir mejoras de la calidad de los modelos de procesos. Con Process Mining será posible detectar o diagnosticar problemas basados en hechos y no en conjeturas o intuiciones. La minería de procesos busca la confrontación entre los datos de eventos (es decir, el comportamiento observado) y los modelos de procesos (hechos a mano o descubiertos automáticamente).  Mediante el emparejamiento de datos de eventos y modelos de procesos, será posible comprobar conformidades, detectar desviaciones, predecir retrasos, soportar la toma de decisión y recomendar rediseños de procesos.

Gartner comenzó a informar sobre la minería de procesos en 2008 como “Descubrimiento Automatizado de Procesos de Negocio” (ABPD - Automated Business Process Discovery).  El Grupo de Trabajo del IEEE sobre Minería de Procesos (Institute of Electrical and Electronic Engineers (IEEE) Task Force on Process Mining), establecido en 2009, publicó un manifiesto a fines de 2011 para promover la minería de procesos como una nueva herramienta para mejorar el (re) diseño, control y soporte de los procesos operativos del negocio.  Por la misma época, uno de los padres de la minería de procesos, el profesor Wil van der Aalst, publicó el primer libro sobre minería de procesos en 2011 que ha sido actualizado recientemente bajo el título “Process Mining: Data Science in Action” editado por Springer (lectura recomendable).

La aplicación de la Minería de Procesos en una organización ofrece las siguientes capacidades:

• Descubrimiento automatizado de modelos de procesos, excepciones e instancias de procesos (casos) junto con frecuencias básicas y estadísticas.
• Descubrimiento y análisis automatizados de las interacciones de los clientes, así como la alineación con los procesos internos.
• Entendimiento de diferentes perspectivas sobre las operaciones, no solo una perspectiva de proceso.

• Monitorización de indicadores claves de rendimiento usando cuadros de mando en tiempo real
• Capacidades de verificación de conformidad y análisis de brechas
• Análisis predictivo, análisis prescriptivo, prueba de escenarios y simulación con datos contextuales.
• Mejora de los modelos de proceso existentes o anteriores utilizando datos adicionales de los registros grabados.
• Preparación de datos y soporte de limpieza de datos.
• Combinación de diferentes modelos de procesos que interactúan entre sí en un único panel de minería de procesos:
• Soporte para la visualización de cómo los procesos contribuyen al valor del negocio (como los modelos operativos de negocios) - contextualización de procesos.
• Cooperación efectiva entre Negocio y TI.
• Estandarización de procesos de negocio
• Mejora de la excelencia operacional mediante la optimización de los procesos

La minería de procesos explota la información registrada en registros de eventos para realizar un análisis del proceso real a posteriori.  Se diferencian tres tipos principales de minería de procesos:

1. Descubrimiento (Discovery), que toma un registro de eventos y produce un modelo de proceso sin utilizar ninguna información a priori, solo con la ayuda de algoritmos de Process Mining.
2. Conformidad (Conformance), donde se comparan los registros de eventos (procesos reales) y los modelos de procesos correspondientes (procesos ideales y predefinidos en BPMN), y se identifican las coincidencias o diferencias resultantes, con el fin de diagnosticar las desviaciones o ineficiencias entre el modelo de proceso de negocio derivado y los procesos ideales.
3. Mejoramiento (Extension/Enhancement), donde los modelos de proceso se adaptan y mejoran en función de los datos del proceso real.   

La minería de procesos consta de dos pasos principales:

• Paso 1: Selección de proceso y priorización, que establece claramente los objetivos de mejora e identifica dónde se crea el valor empresarial en diferentes partes de la organización y cómo los procesos de alto nivel afectan la creación de valor.
• Paso 2: captura de la información del proceso a mejorar para representarlo como modelo de proceso.

Santiago Aguirre proporciona, en su libro “Minería de Procesos: Fundamentos y Metodología de Aplicación”, una metodología de aplicación de la minería de procesos con soluciones de Process Mining con el objetivo del rediseño y la mejora de procesos de negocio.  La metodología consta de cuatro etapas (Definición del proyecto, Preparación de los datos, Análisis del Proceso y Rediseño del Proceso), y cada una de estas etapas se divide en ciertos pasos concretos, confeccionando una metodología de 19 pasos como muestra la siguiente figura:

El analista ResearchandMarkets estima en su estudio "Process Analytics Market by Process Mining Type (Process Discovery, Process Conformance & Process Enhancement) - Global Forecast to 2023", que el tamaño del mercado de análisis global de procesos (Process Analytics) crezca de USD 185,3 millones en 2018 a USD 1,421.7 millones para 2023, a una Tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR- Compound Annual Growth Rate) de 50,3% durante el período de pronóstico.  Según el analista, la implementación de la transformación digital está impulsando la conciencia de los usuarios para analizar y comprender los procesos de negocio, y la llegada del negocio algorítmico son los principales factores que impulsan el mercado de analítica de procesos. En el estudio, se llega a varias conclusiones respecto a la implantación de Process Mining a nivel geográfico:

• Europa representa el tamaño de mercado más grande debido a la amplia aceptación de innovaciones y la próxima tecnología de análisis entre la gran cantidad de proveedores de software Process Mining que operan en la región (ver mapa de fabricantes).  Alemania y los Países Bajos son los principales países que contribuyen al mercado de analítica de procesos en Europa.
• América del Norte muestra la tasa de crecimiento más alta, representando la mayor oportunidad en el mercado de análisis de procesos.

Analizando el mapa de proveedores de soluciones Process Mining en el mercado ubicados por sus países de origen, vemos que Alemania, los Países Bajos y Estados Unidos son los principales países que ofrecen soluciones de Process Mining.

Celonis es  seguramente el líder del mercado en minería de procesos, siendo Disco de Fluxicon la herramienta independiente más popular del mercado.

Muchas soluciones han salido del ambiente universitario, principalmente porque el origen científico de process mining ha llevado a la realización de muchos proyectos de investigación por estudiantes en muchas universidades de todo el mundo, demostrando su valor para las organizaciones y por tanto, su aplicación empresarial.  Así, de la Eindhoven University of Technology, se tiene la solución gratuita ProM (recomendada para comenzar en Process Mining) que es el resultado de   los prototipos de varios proyectos de investigación bajo la tutela del profesor Wil van der Aalst. Y los doctores en Process Mining de esa universidad,  Anne Rozinat (primera en trabajar en verificación de conformidad y minería de procesos con reconocimiento de datos) y Christian W. Günther (desarrolló técnicas de descubrimiento capaces de tratar procesos semiestructurados y fue el primero en agregar animaciones basadas en tokens a modelos de procesos descubiertos), decidieron crear una solución comercial y montar la empresa Fluxicon. 

En la siguiente figura, se destaca que el creciente negocio de Process Mining ha llevado a la creación de empresas dedicadas a este negocio principalmente después de 2008, y algunos fabricantes tradicionales de BPM (fundados anteriormente) se han interesado también en proporcionar su propia solución comercial de minería de procesos. En cuanto al tamaño de los fabricantes por número de empleados, predominan las empresas con 11 a 50 empleados.

En la tabla siguiente se ofrece una lista de proveedores de soluciones Process Mining en el mercado, ordenados alfabéticamente:

La Transformación Digital produce normalmente tres principales cambios en una Organización: cambio de la oferta de productos y servicios; cambio de la cadena de valor; y cambio del modelo de negocio. Para poder ejecutar la nueva cadena de valor que produzca la nueva oferta de productos y servicios para satisfacer el nuevo modelo de negocio, obliga a las organizaciones a revisar todos los procesos actuales para realizar los cambios necesarios para conseguir la transformación digital.  El desconocimiento de los procesos reales de las organizaciones, hace que la minería de procesos o Process Mining sea una solución de análisis de procesos que sea interesante para las organizaciones tanto públicas como privadas. Process Mining va a proporcionar la visibilidad y la comprensión del desempeño real de las operaciones y procesos de negocio antes de comenzar cualquier iniciativa de rediseño y automatización de procesos, y mediante análisis detectar oportunidades dentro del contexto de la digitalización.  Los diferentes proveedores de software Process Mining ofrecen soluciones sólidas que facilitan el descubrimiento de los procesos de negocio a través de los registros de eventos de los sistemas de información que se están usando en las organizaciones.